البوابة السعودية للموارد البشرية

ما هي أفضل طريقة لتوثيق مناقشة تحسين الأداء التي تتم مع المرؤوس؟

أ.د. عبد المحسن نعساني

أستاذ الموارد البشرية بجامعة الملك سعود
الخميس 06 سبتمبر 2018

يسود اعتقاد خاطئ لدى الكثير من المديرين بأن ما يجب أن يتم توثيقه أثناء مناقشة تحسين الأداء هو وجود المشكلة. وهذا بالطبع تصرف خاطئ، لأن ما يجب توثيقه ليس وجود المشكلة، وإنما يجب توثيق المناقشة التي تمت بين الرئيس والمرؤوس بخصوص المشكلة. ولعل أفضل وسيلة لتوثيق مناقشة الأداء هي أن يقوم الرئيس بإرسال مذكرة إلى مرؤوسه تلخص المحادثة والاتفاق الذي جرى مع المرؤوس بخصوص تصحيح المشكلة، وذلك في أقرب فترة زمنية بعد انتهاء المناقشة بينهما.

ويجب أن تحتوي تلك المذكرة على المعلومات الآتية:

  • أسماء كل من الرئيس والمرؤوس وأية شهود قد يكونوا حضروا النقاش.
  • تاريخ إجراء المناقشة، ومكانها إذا كان ذلك ضرورياً.
  • المشكلة التي تسببت بعقد تلك المناقشة.
  • الإشارة لجميع المناقشات السابقة التي تمت بخصوص المشكلة، وتاريخ كلاً منها، ويجب أن يشتمل ذلك على الإجراءات التأديبية، والدورات التدريبية، والمحادثات العارضة التي تمت بخصوص الموضوع.
  • وصف دقيق للمشاكل المستمرة التي لمسها المدير منذ عقد المناقشات السابقة.
  • عبارة تشير بوضوح إلى الموقف الذي يجب أن يتم تصحيحه، والتغيير الذي يجب أن يحدث.
  • عبارة تشير بوضوح إلى أن الفشل في تصحيح المشكلة ربما يقود لاتخاذ إجراءات تأديبية صارمة.
  • عبارة تشير بوضوح، إلى أنه بالإضافة إلى الحل الفوري للمشكلة، فإنه يتوقع من الموظف الحفاظ على مستوى مقبول من الأداء في كل مجال من مجالات عمله.
  • إشارة واضحة للاتفاق الذي تم مع المرؤوس لتصحيح المشكلة.
  • إشارة واضحة لأي إجراء وافق المرؤوس على اتخاذه من أجل تصحيح الخطأ. 
  • بيان ختامي يعبر عن إيمان المشرف بأن المشكلة سيتم حلها، وبأن المرؤوس سيؤدي عمله بشكل صحيح مستقبلاً.

وبعد أن يقوم الرئيس بكتابة المذكرة، فإن أفضل طريقة للتعامل معها، هي أن يتم الجلوس مع الموظف ثانية، ومراجعتها معه، وهذا يؤكد للمرؤوس الأهمية الكبيرة التي يضعها رئيسه على تصحيح المشكلة، كما أن هذا الأسلوب يسمح للرئيس أيضاً بأن يحصل ثانية على تعهد من المرؤوس بحل المشكلة.



 الاختصاصات

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxالموارد البشرية
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إسهامات-تكنولوجيا-الموارد-البشرية-في-رفع-كفاءة-المنظمةإدارة الأداء
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/patterning-methodالاستقطاب والتوظيف
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/التعامل-مع-زخم-المعلوماتتقنية معلومات الموارد البشرية
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/مُقدمة-في-مفهوم-تطوير-الموارد-البشرية-الاستراتيجي.aspxالتخطيط الاستراتيجي لإدارة الموارد البشرية

 الكتّاب

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxد. محمود المدهون
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/أفضل-بيئة-عمل----تعزف-على-جميع-الأوتار.aspxبندر بن عبد العزيز الضبعان
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/نظرة-اقتصادية-على-دور-الموارد-البشريةد.محمد عمرو صادق
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إسهامات-تكنولوجيا-الموارد-البشرية-في-رفع-كفاءة-المنظمةمازن العمير
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/اعرف-نفسك-حدد-مسارك-المهنيآية الدغيدي

 أكثر المقالات قراءة

 

 

التعامل مع زخم المعلوماتhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/التعامل-مع-زخم-المعلوماتالتعامل مع زخم المعلومات
إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxإدارة الإستثمار في الموارد البشرية
إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشريةإدارة الإستثمار في الموارد البشرية

 أعلى المقالات تقييماً

 

 

إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxإدارة الإستثمار في الموارد البشرية
أفضل بيئة عمل .. تعزف على جميع الأوتارhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/أفضل-بيئة-عمل----تعزف-على-جميع-الأوتار.aspxأفضل بيئة عمل .. تعزف على جميع الأوتار
نظرة اقتصادية على دور الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/نظرة-اقتصادية-على-دور-الموارد-البشريةنظرة اقتصادية على دور الموارد البشرية

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/seven-responsibilitiesstring;#12.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/subordinates-performancestring;#11.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/development-of-subordinatesstring;#10.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/developmental-activitiesstring;#09.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/team-performancestring;#08.2018