البوابة السعودية للموارد البشرية

القواعد الذهبية في إدارة مقابلة مراجعة الأداء

أ.د. عبد المحسن نعساني

أستاذ إدارة الموارد البشرية في جامعة الملك سعود
الأحد 21 يناير 2018

تلعب مقابلة مراجعة الأداء دوراً جوهرياً كونها تركز على أداء الموظف، والقضايا التحفيزية، والتطويرية المرتبطة به. فهي الوسيلة التي يمكن استخدامها للتخطيط للمستقبل في ضوء فهم الماضي. فهي تجيب عن سؤالين رئيسين، وهما: أين وصلنا، وإلى أين نحن ذاهبون؟

كما أنها توفر للمديرين والمرؤوسين فرصة للتوقف ومراجعة ما تم إنجازه، ووضع الخطط اللازمة للتطوير وتحسين الأداء. وذلك فضلاً عن كونها توفر قناة للاتصال في اتجاهين لمناقشة القضايا المتعلقة بالعمل، ووضع الخطط اللازمة للعمل المستقبلي، وتطوير الأداء مستقبلاً. ونوضح فيما يأتي عدداً من القواعد الذهبية التي يمكن للمديرين اتباعها لزيادة فاعلية عملية مراجعة الأداء:

‌أ.        الاستعداد الجيد: ويتم ذلك بأن يقوم المدير بتجهيز قائمة بالأهداف المتفق عليها مع مرؤوسه، والملاحظات التي دونها في سجل الأداء الخاص بالمرؤوس خلال العام. كما يجب أن تكون لديه فكرة واضحة تماماً حول أسباب النجاح أو الفشل، وأن يقرر متى سيقدم الثناء، وما هي مشكلات الأداء الأساسية، وما هي الخطوات التي يمكن  اتخاذها للتغلب عليها. كما يتوجب على المرؤوس أيضاً أن يكون مستعداً بشكل جيد، وذلك بغرض عرض إنجازاته، والمشكلات التي واجهته، وذلك فضلاً عن إجراء التقييم لذاته قبل بداية المقابلة.

‌ب.   العمل وفقاً لهيكلية واضحة: بمعنى أنه ينبغي التخطيط جيداً للاجتماع لتغطية جميع النقاط التي تم تحديدها أثناء مرحلة التحضير. ويجب إعطاء الوقت الكافي لإجراء المناقشات اللازمة، وذلك لأن الاجتماعات السريعة غالباً ما تتسم بعدم الفاعلية. وعادة ما تحتاج المقابلة لمدة ساعة أو ساعتان للحصول على أكبر فائدة ممكنة.

‌ج.    خلق المناخ الملائم: ذلك أن نجاح الاجتماع يعتمد بصورة رئيسة على مدى النجاح في خلق بيئة غير رسمية، يتم من خلالها تبادل وجهات النظر بشكل يتسم بالود والانفتاح والصراحة، فمن الأفضل بدء المناقشة بتبادل بعض المعلومات العامة، وذلك بهدف خلق مناخ جيد للمرؤوس، يشعر فيه بعدم التهديد، ويمكن بعد ذلك البدء بمناقشة الموضوعات الأساسية.

‌د.      تقديم تغذية راجعة إيجابية: إذ يحتاج الموظفون أن يتعرفوا بشكل دائم على نتائج الأعمال التي قدموها للمنظمة، والمستوى الذي كان عليه أدائهم. ويجب أن تستند التغذية الراجعة التي سيتم تقديمها للموظفين إلى أدلة واقعية، وأن تعتمد على تفكير متأنٍ بخصوص المعلومات التي سيتم تقديمها، وكيفية تقديمها، بحيث تلعب هذه المعلومات دوراً تحفيزياً تجاه الموظفين.

‌ه.       استخدام الوقت بشكل مثمر: إذ يجب أن يعطى المرؤوس الوقت الكافي للتعبير عن رأيه ووجهات نظره، فضلاً عن إتاحة الفرصة أمامه للاستجابة لأية تعليقات أدلى بها رئيسه.

‌و.     استخدام الثناء ما أمكن: إذ يفضل أن يبدأ الرئيس مقابلته بالثناء على بعض الانجازات التي حققها المرؤوس، وذلك بشرط أن يكون المرؤوس يستحق الثناء فعلياً في ضوء بعض الانجازات التي حققها. حيث أن ذلك من شأنه أن يساعد المرؤوس على الاسترخاء.

‌ز.     إتاحة الفرصة أمام المرؤوس للحديث معظم الوقت: الأمر الذي يسمح له إخراج ما بداخله من أفكار، ويشعره بعدالة المقابلة، وهنا يفضل أن يعتمد الرئيس على الأسئلة المفتوحة (أي الأسئلة التي تدفع المرؤوس للتفكير، وذلك بدلاً من توجيهه للإجابة المتوقعة).

‌ح.    دعوة المرؤوس لإجراء التقييم الذاتي قبل المقابلة، وذلك للتعرف على وجهة نظر المرؤوس بخصوص عناصر التقويم التي سيتم مناقشتها، فضلاً عن أن ذلك يساعد في توفير أساس جيد للمناقشة.

‌ط.     أن يقوم الرئيس بطرح بعض الأسئلة من قبيل:

  • ما هو شعورك بخصوص مستوى أدائك خلال الفترة الماضية؟
  • ما هي برأيك نقاط القوة الخاصة بك؟
  • هل هناك أشياء ترغب بإضافتها أو استبعادها من عملك؟
  • لماذا تعتقد أن المشروع الذي قمت بتنفيذه قد تم على ما يرام؟
  • ما هي برأيك أسباب عدم قدرتك على تحقيق أهدافك؟

‌ي.   مناقشة الأداء بموضوعية مع استبعاد الآراء الشخصية: بمعنى أن مناقشات الأداء يجب أن تستند لأدلة واقعية، وليس للآراء الشخصية. ويجب على الرئيس الرجوع إلى الأحداث الحقيقية أو النتائج والسلوكيات، ومقارنتها بمقاييس الأداء المتفق عليها.

‌ك.    التشجيع على تحليل الأداء: إذ لا يجب أن تقتصر المناقشة على مجرد الثناء أو إلقاء اللوم على المرؤوس، وإنما يجب أن يكون هناك تحليلاً مشتركاً وموضوعياً لتفسير ما آلت إليه الأمور، وتحديد ما يمكن عمله للمحافظة على الأداء المرتفع، أو تجنب المشكلات مستقبلاً.

‌ل.     عدم إصدار انتقادات غير متوقعة: بمعنى أن المناقشة يجب أن تركز فقط على الأحداث أو السلوكيات التي تم تدوينها في الوقت الذي حدثت فيه. وهذا يعني أن التغذية الراجعة المرتبطة بالأداء يجب أن تكون فورية، وعدم انتظار نهاية العام ليتم تقديمها.

‌م.        التوافق على خطة عمل وأهداف قابلة للقياس، وذلك بهدف إضفاء الطابع الإيجابي على مقابلة مراجعة الأداء.



 الاختصاصات

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/نظرة-اقتصادية-على-دور-الموارد-البشريةالموارد البشرية
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إسهامات-تكنولوجيا-الموارد-البشرية-في-رفع-كفاءة-المنظمةإدارة الأداء
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/patterning-methodالاستقطاب والتوظيف
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/التعامل-مع-زخم-المعلوماتتقنية معلومات الموارد البشرية
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/هل-الموارد-البشرية-إدارة-استراتيجية-ام-تكتيكية؟التخطيط الاستراتيجي لإدارة الموارد البشرية

 الكتّاب

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/نظرة-اقتصادية-على-دور-الموارد-البشريةد.محمد عمرو صادق
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشريةد. محمود المدهون
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/أفضل-بيئة-عمل-تعزف-على-جميع-الأوتاربندر بن عبد العزيز الضبعان
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إسهامات-تكنولوجيا-الموارد-البشرية-في-رفع-كفاءة-المنظمةمازن العمير
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/اعرف-نفسك-حدد-مسارك-المهنيآية الدغيدي

 أكثر المقالات قراءة

 

 

التعامل مع زخم المعلوماتhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/التعامل-مع-زخم-المعلوماتالتعامل مع زخم المعلومات
إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشريةإدارة الإستثمار في الموارد البشرية
إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxإدارة الإستثمار في الموارد البشرية

 أعلى المقالات تقييماً

 

 

نظرة اقتصادية على دور الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/نظرة-اقتصادية-على-دور-الموارد-البشريةنظرة اقتصادية على دور الموارد البشرية
إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشريةإدارة الإستثمار في الموارد البشرية
أفضل بيئة عمل .. تعزف على جميع الأوتارhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/أفضل-بيئة-عمل-تعزف-على-جميع-الأوتارأفضل بيئة عمل .. تعزف على جميع الأوتار

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/seven-responsibilitiesstring;#12.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/subordinates-performancestring;#11.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/development-of-subordinatesstring;#10.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/developmental-activitiesstring;#09.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/team-performancestring;#08.2018