البوابة السعودية للموارد البشرية

كيفية إجراء مقابلات الخروج

د.محمد عمرو صادق

استشاري موارد بشرية – أحد أهم المفكرين الدوليين الأكثر تأثيراً في مجال الموارد البشرية لعام 2014م
الإثنين 01 يونيو 2015

تعمل كافة الشركات جاهدة للتقليل والحد من معدل تغير أو دوران العمالة المغادرة وخصوصا استقالات العاملين من ذوي الكفاءة، حيث أن نقص المهارات جعل الحياة صعبة لبعض الشركات لإيجاد البدائل، الأمر الذي يستدعي تطبيق عدد من البرامج والسياسات والإجراءات الاحترازية، فالاستقالات هي الحقيقة المؤسفة بالحياة.

وتعد كلفة إيجاد عامل بديل باهظة الثمن، منها على سبيل المثال ولا الحصر: انخفاض الإنتاج، إنهاك العاملين المتبقيين، فقدان المعرفة، كلفة التدريب، كلفة المقابلات للعاملين الجدد، كلفة التعامل مع شركات الاستقطاب...الخ. لذلك تضع بعض الشركات العديد من الاستراتيجيات حيز التطبيق لتقليل هذا المعدل ولضمان معرفة الأسباب التي أدت لاستقالة العامل وعلاجه قدر المستطاع. ومن ضمن هذه المحاولات سياسة وإجراءات مقابلات الخروج للعاملين Employee Exit Interview.

مثل هذه المقابلات لها ثلاث أغراض أساسية، الغرض الأول هو التعرف على ما هي الممارسات والسياسات والبرامج والتي يمكن تحسينها بالشركة والتي من المحتمل أنها قد أدت إلى ظهور الاستقالات والثاني التأكد من إحساس العاملين المغادرين بالشعور الإيجابي والثالث محاولة إقناع العامل بالبقاء إن أمكن.

وتوفر تلك المقابلات فرصة فريدة للحصول على تعليقات وأراء صريحة من العاملين، والتي يمكن أن تكون مفيدة جداً لتحديد الطرق التي تعمل على تحسين بعض الممارسات والتعرف على الأسباب التي دفعتهم لترك الشركة وخبراتهم مع زملاء العمل أو آرائهم في سياسة الشركة.

أوضحت الكاتبة لي برانهام في كتاب الأسباب السبعة الخفية لاستقالات العاملين:

 

(1) الوظيفة أو مكان العمل ليس كالمتوقع.

(2) الوظيفة لا تتناسب مع مواهبهم واهتماماتهم.

(3) ضعف وقلة التدريب والتغذية المرتجعة.

(4) لا أمل بالنمو الوظيفي

(5) الشعور بعدم التقييم والاعتراف بالمجهودات.

(6) الشعور بضغوط العمل 

(7) انعدام وفقدان الثقة في القادة.

 

لذلك يجب أن تكون هناك آلية محددة لمثل تلك المقابلات كي تتمكن إدارة الموارد البشرية من تحقيق الغرض المنشود لها وهو التعرف على الممارسات الخاطئة ومحاولة علاجها بالمستقبل وتقليل معدل الدوران. ويمكن التعرف على بعض من تلك الممارسات مثل:

· الشعور بعدم الاعتراف أو التقدير أو الإهمال من قبل الإدارة لمساهمات العامل.

· سوء نوعية الإشراف من الرئيس المباشر.

· الصراعات الشخصية والخلافات المستمرة مع الزملاء والمشرفين.

· نقص فرص الترقي والنمو.

ويفضل إتباع مثل تلك الخطوات لإجراء مقابلة فعالة والحصول على المعلومات المرجوة، وتذكر لا تكن مدافعاً أو مهاجماً أثناء المقابلة بل يجب أن تنصت وتستمع جيداً:

1. التركيز على العاملين الجيدين، فليس كل استقالة غير مرغوب بها، لا تضيع وقتك مع عاملين مشاغبين أو من هم دون المستوي في الأداء.

2. إتاحة الفرصة للموظف المغادرين للتحدث معك على انفراد دون إزعاج.

3. عمل المقابلة على مستويين، المشرف المباشر للعامل ثم أحد العاملين بالموارد البشرية.

4. عمل المقابلة فور تقديم الاستقالة في محاولة لتجنب خروج العامل.

5. شرح الغرض من المقابلة.

6. التأكيد من سرية المقابلة والأحاديث واحترام الآراء.

7. تبسيط الإجراءات.

8.  تشجيع الموظف لتلخيص خبرته بالشركة.

9. استخدام أسئلة مفتوحة كي تتيح الفرصة للتعبير.

10. استخدام أسئلة تبدأ بما / كيف / لماذا بدلاً من تلك التي تحث على الإجابة بنعم أو لا.

لذلك لا تتعامل مع مقابلة الخروج بطريقة عارضة أو شكلية، وتذكر أنه كلما تعرفت أكثر على أسباب ترك الموظف للعمل كلما تمكنت من عمل تحسينات بالشركة وممارساتها لمنع المزيد من الاستقالات. ويمكن طرح بعض من هذه الأسئلة:

· ما الذي جعلك تقرر ترك العمل؟ هل هناك أسباب عائلية أم أنك تشعر بالإحباط من بعض الممارسات بالعمل؟

· ما هو أكثر شيء أعجبك بالشركة؟

· كيف تقيم مستوي الدعم الوظيفي لك؟

· هل أي من سياسات الشركة أو إجراءاتها منعتك من أداء واجبات الوظيفة؟

· ما نوع التغذية المرتجعة والتي قد تسلمتها أثناء عملك؟

· ما هي الصفات والخصائص برأيك والتي يجب أن تكون بالشخص ليكون ناجحاً بالشركة؟

إن مقابلات الخروجِ الجيدة لا تعتني فقط بالتفاصيل الإدارية الضرورية فقط بل أيضاً بتسهيل إنهاء علاقة العمل مع الموظف والحصول على تغذية راجعة منه. هذه التغذية الراجعة إيجابية كانت أم سلبية، تعطيك المدخلات التي تحتاج إليها لتعزيز النجاحات وتصحيح الأخطاء قبل أن تخرج عن السيطرة. وأخيراً تذكر بأنك لن تستطيع إجبار العامل على البقاء إلا إذا كان يرغب هو بذلك. ​​


 الاختصاصات

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxالموارد البشرية
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إسهامات-تكنولوجيا-الموارد-البشرية-في-رفع-كفاءة-المنظمةإدارة الأداء
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/patterning-methodالاستقطاب والتوظيف
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/enhance-job-satisfactionالمزايا والتعويضات
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/التعامل-مع-زخم-المعلوماتتقنية معلومات الموارد البشرية

 الكتّاب

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxد. محمود المدهون
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/أفضل-بيئة-عمل----تعزف-على-جميع-الأوتار.aspxبندر بن عبد العزيز الضبعان
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/نظرة-اقتصادية-على-دور-الموارد-البشريةد.محمد عمرو صادق
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إسهامات-تكنولوجيا-الموارد-البشرية-في-رفع-كفاءة-المنظمةمازن العمير
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/اعرف-نفسك-حدد-مسارك-المهنيآية الدغيدي

 أكثر المقالات قراءة

 

 

التعامل مع زخم المعلوماتhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/التعامل-مع-زخم-المعلوماتالتعامل مع زخم المعلومات
إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxإدارة الإستثمار في الموارد البشرية
إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشريةإدارة الإستثمار في الموارد البشرية

 أعلى المقالات تقييماً

 

 

إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxإدارة الإستثمار في الموارد البشرية
أفضل بيئة عمل .. تعزف على جميع الأوتارhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/أفضل-بيئة-عمل----تعزف-على-جميع-الأوتار.aspxأفضل بيئة عمل .. تعزف على جميع الأوتار
نظرة اقتصادية على دور الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/نظرة-اقتصادية-على-دور-الموارد-البشريةنظرة اقتصادية على دور الموارد البشرية

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/seven-responsibilitiesstring;#12.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/subordinates-performancestring;#11.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/development-of-subordinatesstring;#10.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/developmental-activitiesstring;#09.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/team-performancestring;#08.2018