البوابة السعودية للموارد البشرية

التعامل مع زخم المعلومات

جيف ديفيدسون

ماجستير في إدارة الأعمال، مركز إدارة التغيير
الأربعاء 31 ديسمبر 2014

​​​​ball-457334_1280.jpg ​

 

 

 

 

 

 

 

لا شك أن الزخم اليومي من المعلومات التي يواجهها مديرو الموارد البشرية من شأنه أن يمثل تحديًا حتى لأكثر الشخصيات حكمة في التاريخ. فحركة النشر تقدم لنا أكثر من 2000 كتابٍ يوميًا في شتى أرجاء العالم. وبالرغم من الاستخدام الواسع النطاق للإنترنت، والهواتف الجوالة، وتكنولوجيا الاتصالات بوجه عام، إلا أنه لا يزال ينشر الآلاف من الصحف اليومية والأسبوعية التي تحتوي على ملايين الصفحات، ناهيك عن عشرات الآلاف من المجلات، والنشرات، والعديد من الدوريات المجانية.

فمما لا شك فيه، أننا اليوم لدينا القدرة على استخراج المعلومات المناسبة المتصلة بحياتنا وأعمالنا بشكلٍ لا يتخيله من كانوا يعيشون في الأزمنة السابقة. وفي الوقت نفسه، فإن الغالبية العظمى من المعلومات التي نستعرضها تكون ضئيلة أو معدومة القيمة بالنسبة لنا، وحتى إن كانت ذات قيمة، فعلينا أن نعيش أعمارًا عديدةً للاستفادة منها.

وبناءً على ما سبق، فكيف يمكننا معرفة وتنظيم المعلومات المناسبة والمفيدة لنا؟ وفيما يلي خطة لتولي المسؤولية تجاه تدفق المعلومات عبر قنوات الاتصال المختلفة التي تواجهك أنت ومؤسستك.

 

 مرحلة ما قبل تحديد نوع المعلومات التي تحتاج إليها

تتمتع جمیع المؤسسات وكذلك الأفراد بفكرة شاملة عن نوعیة المعلومات التي یتعین علیھم جمعھا، وتتضمن ھذه النوعیة معلومات عن؛ المھنة أو قطاع الأعمال الخاص بهم، وأهم المنتجات والخدمات وعملیات التطویر، والتشریعات ذات الصلة وتلك التي لم تقر بعد، ومعلومات عن العملاء أو الزبائن أو المستھلكین، ومعلومات عن المنافسین، والتطبیقات الخاصة، والاكتشافات العلمية والمعرفية وكذلك التطلعات المستقبلیة.

 

مرحلة ما قبل تحديد مصادر المعلومات الأساسية

هناك حزمة من المطبوعات الرئیسیة ومصادر الأخبار والمواقع الإلكترونیة والمدونات وغیرھا من مصادر المعلومات التي تمثل خلاصة القول من حیث الدقة وشمولیة التغطیة والمصداقیة ووقت الأحداث في شتى قطاعات الأعمال. جدیر بالذكر أنه إذا كان لدیك ۱۰ أو أكثر من مصادر المعلومات في مجالك، فغالباً ما يوفر أفضل 3 إلى 5 منهم تغطية تصل إلى 80 - 90 %  من إجمالي ما یقدمه غیرھم مجتمعین.

فما السبب في ذلك؟ ينشأ ذلك نظرًا للتداخل في الأخبار والإسھاب وإعداد التقاریر المتغایرة ورفع الأخبار غير الدقيقة بين مصادر المعلومات المختلفة.  لذا، ینبغي التركیز على أفضل مصادر المعلومات المتوفرة عن المجال الذي تعمل فيه أو تخصصك المهني.

 

اجعل أنظمتك أكثر انسیابیة

   إذا حددت نوعیة المعلومات التي تحتاجھا وأفضل المصادر التي توفرھا، فلن تحقق الاستفادة من ھذه المعلومات إلا إذا كنت تتبع أسلوباً معیناً في تلقي ھذه المعلومات وجمعھا ونشرھا وتطبیقھا وذلك للاستفادة منھا على المستوى الشخصي أو المؤسسي. فكثیرٌ من الأفراد والمجموعات یبالغون في جمع ھذه المعلومات وكتابتها وفهرستها وتحميلها. لذا، ینبغي أن تكون غایتك ھي تبسیط عملیة تدفق المعلومات قدر الإمكان.

ضع أھدافك الاستراتیجیة نصب عینیك، واسأل نفسك؛ ما الھدف الذي أسعى لبلوغه؟ وما ھي المعلومات المطلوبة لإنجاز ذلك الھدف؟ بالطبع ھذا لا یعني أنك لن تعُیر اھتمامًا للأمور الثانویة، لكن الأمر یختلف عن ذلك في معظم الأحیان، إذ علیك أن تضع الجائزة (الهدف) نصب عینیك وألا تبتعد عن المعلومات الأساسیة التي ستساعدك في الوصول لأھدافك بشكل أكثر فاعلیة عن أیة وسیلة أخرى.

 

 التواصل مع الآخرین

 یرجع الكثير من الزخم المعلوماتي الذي نتعرض له إلى عدم وجود إرشادات نتبعھا داخل المؤسسة والتي یمكن أن تجنبنا من التعرض للبيانات والتقارير غير الضرورية والإسهاب الذي لا يدعمنا في مواجهة التحديات الفعلية ، كما یجب أن یكون كلٌاً منّا أكثر وعياً ولباقةً عند نشر المعلومات بين الآخرین.

فعلى مستوى مراسلات البرید الإلكتروني بین الأفراد، یتعین علينا ألا نستخدم العبارات المتكررة والاختصارات التي قد تؤدي إلى إساءة الفھم أو التشتت. كما ینبغي إیجاز الرسائل الطویلة في عبارات أو جمل أو فقرات تضمن إیصال المعنى الصحیح وأن يكون لدى المرسل الذكاء الكافي ليجنب المستقبِل استقبال أية معلومات زائدة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يشجع بعضنا بعضاً على عدم إدراج أفراد لا صلة لهم بالموضوعات المرسلة إلیھم باستخدام خيار "نسخة كربونیة" (cc) و"نسخة كربونیة مخفیة" (bcc).

ینبغي عدم إرسال كم هائل من المعلومات من نوع "لمعلوماتك" في آن واحد، ولكن ينبغي أن ترسل أقل عدد من المرفقات. قم بإرفاق التقاریر الرئیسیة والبیانات الموجزة والملخصات إلى المرسل إليه بحیث تتكون لدیه نظرة عامة حول محتوى المستندات الكبیرة. فباختصار، یمكننا مساعدة بعضنا بعضًا في الحد من الزخم المعلوماتي بالتعاون داخل فریق العمل أو داخل المؤسسة.

  التخلي عن تأكید المعلومات

 فحقيقة القول أنه يدعم كثیر من المعلومات التي نتلقاھا ونحتفظ بھا ما نعرفه ونؤمن به، وبالتالي لم نعد في حاجة للاحتفاظ بھا مرة أخرى. یعود الطریق السریع للحصول على المعلومات، المعروف باسم الإنترنت، على الأفراد بفائدة عظيمة وھي توفیر الكثیر من المعلومات التي یحتاجونھا لدعم التقاریر التي یعدونھا أو العروض التقدیمیة التي يتم عرضها وھكذا، فببضع ضربات على لوحة المفاتیح أو نقرات على الفأرة ستظھر لك إحصائات البیانات المھمة التي تحتاجھا في دعم جھودك المبذولة لاتخاذ القرار.

  كما یعد الاحتفاظ بالكثیر من المعلومات والملفات المطبوعة وملفات المعلومات المتاحة على الإنترنت تحسبًا للعودة إلیھا مستقبلاً أمراً عدیم الفائدة. لیس ذلك فحسب، بل يمكن حذف أي معلومات محفوظة لأكثر من ۱۸-٢٤ شهراً أو ما شابه دون تحفظ.

 

إنشاء قناة فعّالة لجمع المعلومات وتوزیعھا

 كلما ارتقى منصبك في مؤسستك أو مجال عملك، قل عنائك في جمع المعلومات التي یمكن أن یتولى مھمتھا كثیر من صغار الموظفین. سواءً أأدركت ذلك أم لا، فإنه یمكن تدریب صغار الموظفین خلال فترة قصیرة لیكونوا قادرین على جمع كثیر من المعلومات التي سبق جمعھا.

یمكن للموظفین العاملین تحت إدارتك القیام بخدمات القراءة المسبقة وقص الأخبار واستكشاف المعلومات في آن واحد. عند التحرر من المھام الدونية والتسلسلیة الخاصة بجمع المعلومات، ستكون قادراً على التفكیر المنھجي الذي یساعدك على قیادة الفریق أو القسم أو الإدارة، لا سیما عندما یتعلق الأمر بالأهداف المبتكرة مثل: الإعلان عن منتج أو خدمة جدیدة.

 

 تنظيم الردود

 هناك مجموعة من الردود الروتینیة الثابتة في الحیاة المھنیة لأي متخصص- والتي یتعین حفظھا كجزءٍ من إمكانات توقیع البرید الإلكتروني، فمعظم برامج البرید الإلكتروني الشھیرة تدعم ۲۰ توقیعاً مختلفاً أو أكثر من ذلك.

وبالتالي، یمكنك عمل توقیعات وحفظھا داخل فئات معینة للرد على استفسارات مرسلي الرسائل بسرعة وفاعلیة، ویمكن أن تتألف التوقیعات سابقة التجھیز من: خطابات نمطية، وجداول، وقوائم أسعار، وأوصاف وبطاقات اعتماد، وخلفیات، وكذلك تاریخ محدد. فكلما كان النظام لديك آلیاً، كلما ازدادت سرعتك وفاعلیتك في الرد على أي مرسل، وبالطبع یمكن تحدیث أي توقیع بإحدى الملفات للرد على استفسارات محددة وذلك فور وصولھا.

  وضع خطة للحد من استخدام الأوراق

 تختلف أنواع المستندات المطبوعة المطلوب حفظھا باختلاف المجال، ولكن بوجه عام، یمكن تكثیف الجھود لخفض حجم الأوراق المحفوظة في مكاتبنا وخزائن الملفات وحجرات المكاتب، لذا ینبغي تقییم كافة المستندات المستلمة التي یلزم الاحتفاظ بھا كمستندات ممسوحة ضوئیاً، وإذا كانت النسخة الضوئیة تستطيع أن تحل محل المستند المطبوع، یتعین القيام بمسح المستند ضوئیاً والتخلص من النسخة المطبوعة.

على الرغم من أن مسح المستندات ضوئیاً یتطلب مزیدًا من الوقت والعمالة، إلا أن العائد على المدى الطویل لتلك العملیة أفضل من ترك المستندات على حالتھا الأولیة، بالإضافة إلى ذلك، فیمكنك البحث عن المستندات الممسوحة ضوئیاً الموجودة على القرص الصلب أو عبر الإنترنت بشكل أسرع من البحث عنها بین المستندات المطبوعة وذلك يعتمد على طريقة تسمیة تلك المستندات وحفظها.

 تلعب أنظمة الحفظ الاحتیاطي للنسخ على الحاسوب دوراً هاماً في عصر أصبح من البدیھي فیه تخفیف العبء الجسدي من حمل للتقاریر والمستندات والأوراق.  ومن حسن الحظ أن العدید من أنظمة الحفظ الاحتیاطي الفعالة متوفرة الآن.

 

 عملیات المراجعة والتقییم والتحدیث والتطبیق بشكل مستمر

 ینبغي إعادة تقییم جمیع المعلومات التي یُحتفظ بھا بشكل دوري للوقوف على مدى إمكانیة تطبیقھا.  كما یمكن إنجاز مثل ھذه التقییمات على نحو سریع وسھل نسبیاً خاصةً عند الاعتماد على تاریخ حفظھا في الملفات الإلكترونیة. وبالاعتماد ھنا على قاعدة "فرق تسد". یمكنك مراجعة إحدى مجموعات البیانات الخاصة بك كل أسبوع، للتعرف على: ما الذي یمكن استبعاده دون خوف؟ وما الذي یجب دمجه؟ وما الذي یمكن توليفه معاً فنستخلص وننشر البصيرة والحكمة الضروریة لتسيير العمل، مع الاحتفاظ بالمعلومات أو البیانات الأولیة على شكل ملفات إلكترونية أو حذفھا إذا تطلب الأمر؟

عادةً ما يكون مديرو المعلومات الأكثر فاعلية هم من يقوموا باستمرار بالتالي: تحدیث وحذف، ودمج وتطهير، وتوليف وتطبيق المعلومات المهمة التي اختاروا جمعها من المرة الأولى.

 

 معرفة قیمة الحفاظ على تنظيم المعلومات

 إن الاحتفاظ بالمعلومات لديك منظمة لیست بالمھمة السھلة فهي تقلق الكثير من الناس، ومع ذلك، فطالما نسير في هذا العالم الجديد الشجاع المليء بغزارة التواصل الذي نشھده الآن، فقد بات من الضروري الاحتفاظ بملفاتك المھمة أكثر من أي وقت مضى. وسیؤول المستقبل إلى ھؤلاء المتخصصین البارعین في تحدید وتجمیع المعلومات الصحیحة وتخزینها ونشرها في الوقت المناسب.

إن تخصیص بضع دقائق یومیاً، ربما لا یزید ذلك عن ساعة أو ساعتین أسبوعیاً لتحديد ما تراه ضروریاً للاحتفاظ به، یعد ھو الفارق بین الأشخاص الذین یحصلون على الزیادات والترقیات والاعتراف بإنجازاتهم من قادتهم وبين الذین أصبحوا في حالة شبه دائمة من الحیرة والارتباك.

یؤول المستقبل إلى أولئك المدیرین التنفیذیین الفعالين الذین سیطرت على أذھانھم فكرة الإدارة الصحیحة للمعلومات، وبغض النظر عن حجم المعلومات أو الميزانية المخصصة أو الموارد المتاحة لهم، فھم قادرون باستمرار على توجيه المؤسسة في المسار الصحیح؛ وذلك نتیجة للمعلومات التي جمعوھا، والمعرفة التي استخلصوها من تلك المعلومات، والحكمة التي يكونوا قادرين على نشرها.


 الاختصاصات

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxالموارد البشرية
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إسهامات-تكنولوجيا-الموارد-البشرية-في-رفع-كفاءة-المنظمةإدارة الأداء
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/patterning-methodالاستقطاب والتوظيف
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/التعامل-مع-زخم-المعلوماتتقنية معلومات الموارد البشرية
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/مُقدمة-في-مفهوم-تطوير-الموارد-البشرية-الاستراتيجي.aspxالتخطيط الاستراتيجي لإدارة الموارد البشرية

 الكتّاب

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxد. محمود المدهون
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/أفضل-بيئة-عمل----تعزف-على-جميع-الأوتار.aspxبندر بن عبد العزيز الضبعان
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/نظرة-اقتصادية-على-دور-الموارد-البشريةد.محمد عمرو صادق
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إسهامات-تكنولوجيا-الموارد-البشرية-في-رفع-كفاءة-المنظمةمازن العمير
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/اعرف-نفسك-حدد-مسارك-المهنيآية الدغيدي

 أكثر المقالات قراءة

 

 

التعامل مع زخم المعلوماتhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/التعامل-مع-زخم-المعلوماتالتعامل مع زخم المعلومات
إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxإدارة الإستثمار في الموارد البشرية
إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشريةإدارة الإستثمار في الموارد البشرية

 أعلى المقالات تقييماً

 

 

إدارة الإستثمار في الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/إدارة-الإستثمار-في-الموارد-البشرية.aspxإدارة الإستثمار في الموارد البشرية
أفضل بيئة عمل .. تعزف على جميع الأوتارhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/Pages/أفضل-بيئة-عمل----تعزف-على-جميع-الأوتار.aspxأفضل بيئة عمل .. تعزف على جميع الأوتار
نظرة اقتصادية على دور الموارد البشريةhttps://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/نظرة-اقتصادية-على-دور-الموارد-البشريةنظرة اقتصادية على دور الموارد البشرية

 

 

https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/seven-responsibilitiesstring;#12.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/subordinates-performancestring;#11.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/development-of-subordinatesstring;#10.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/developmental-activitiesstring;#09.2018
https://www.saudihr.sa/Arabic/Articles/team-performancestring;#08.2018